System zgłaszania nieprawidłowości w GEZE Polska Sp. z o.o.
Uczciwość i przestrzeganie przepisów prawa oraz regulacji wewnętrznych mają dla nas ogromne znaczenie. Nasza firma systematycznie zajmuje się kwestią przestrzegania zarówno przepisów prawnych, jak i zasad wewnętrznych – innymi słowy, zgodnością z przepisami. Jednocześnie zdajemy sobie sprawę, że nawet najskuteczniejsze zarządzanie zgodnością nie jest w stanie zapobiec wszystkim naruszeniom. Nie oznacza to jednak, że będziemy tolerować takie niewłaściwe zachowanie. Wręcz przeciwnie, staramy się to zbadać, położyć temu kres i wyciągnąć wnioski na przyszłość. Jest to jedyny sposób na ciągłe doskonalenie naszego zarządzania zgodnością i zmniejszenie prawdopodobieństwa dalszych naruszeń.
W związku z tym zachęcamy do zgłaszania potencjalnych naruszeń zgodności. Wielu sygnalistów obawia się represji, gdy zgłaszają nieprawidłowości. Z tego powodu zatrudniliśmy firmę kombud GmbH, która zobowiązuje się do poufnego przyjmowania takich zgłoszeń i obiektywnego rozpatrywania ich przy użyciu niezbędnej wiedzy fachowej. Surowo zabrania się karania zgłoszeń dokonanych w dobrej wierze. Osoby zgłaszające nieprawidłowości działające w dobrej wierze nie mogą być dyskryminowane ani narażone na jakiekolwiek formy odwetu.
Kanał zgłaszania nieprawidłowości dla osób zgłaszających nieprawidłowości
Dostęp do internetowego systemu zgłaszania nieprawidłowości obsługiwanym przez kombud GmbH można uzyskać pod następującym linkiem:
DO SYSTEMU ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCISystem ten umożliwia sygnalistom zgłaszanie naruszeń zgodności w GEZE Polska Sp. z o.o. w sposób poufny i, w razie potrzeby, anonimowy. Aby zapewnić jak najszybsze przetworzenie zgłoszeń, pomocne jest jak najdokładniejsze opisanie nieprawidłowości, które są przedmiotem zgłoszenia. System oferuje zatem opcjonalne wskazówki w postaci pytań, które pomagają w podaniu niezbędnych informacji. Jednocześnie zapewnia bezpieczeństwo komunikacji między sygnalistą a kombud GmbH, nawet przy zachowaniu anonimowości sygnalisty, na przykład w celu wyjaśnienia wszelkich otwartych kwestii.
Ten system zgłaszania nieprawidłowości nie jest obsługiwany przez automatyczne boty. Każde zgłoszenie jest przyjmowane i oceniane przez wykwalifikowanych specjalistów, a następnie weryfikowane przez zespół ekspertów. Firma kombud GmbH zobowiązuje się do obiektywnego i rzetelnego badania wszystkich zarzutów dotyczących naruszenia zasad zgodności. Ponadto osoby zgłaszające nieprawidłowości będą – w zakresie, w jakim pozwala na to sposób rozpatrywania zgłoszenia – informowane o postępach w dochodzeniu. Osoby zgłaszające nieprawidłowości mają również możliwość umówienia się na osobiste spotkanie z kombud GmbH za pośrednictwem systemu.
Nadużywanie systemu zgłaszania nieprawidłowości
Nadużywanie systemu zgłaszania nieprawidłowości nie będzie tolerowane. Należy pamiętać, że celowe wysuwanie fałszywych zarzutów wobec innych osób może stanowić przestępstwo.
Ochrona danych
Zobowiązujemy się do zabezpieczenia danych, co obejmuje również zabezpieczenie praw wszystkich zainteresowanych osób – w tym praw osoby, wobec której wysunięto zarzut naruszenia zgodności. Obejmuje to prawo do uzyskania dostępu do wszystkich danych osobowych przetwarzanych w związku ze zgłoszeniem. Z reguły interes osoby, której dane dotyczą, w zakresie dostępu do danych schodzi na dalszy plan do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego w sprawie zgłoszenia. Jednak po zakończeniu dochodzenia wnioski o dostęp do informacji muszą być co do zasady rozpatrywane pozytywnie. Dlatego zalecamy, aby osoby zgłaszające nieprawidłowości miały to na uwadze podczas składania zgłoszenia, zwłaszcza jeśli chcą zachować anonimowość.
Więcej informacji na temat zabezpieczenia danych można znaleźć w polityce prywatności na tej stronie internetowej.
Brak zwolnienia z zajęcia
Na koniec należy pamiętać, że chociaż firma kombud GmbH jest zobowiązana do zachowania poufności wszystkich informacji otrzymanych za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości lub w inny sposób, informacje te zasadniczo nie są wyłączone z możliwości zajęcia. Organy śledcze lub inne organy mogą uzyskać dostęp do tych informacji na podstawie nakazu sądowego.
Dodatkowe kanały zgłaszania
Oprócz systemu zgłaszania nieprawidłowości pracownicy mogą w dowolnym momencie zgłaszać swoje obawy bezpośrednio przełożonemu. Niezależnie od wewnętrznego systemu zgłaszania nieprawidłowości pracownicy mogą zestyknąć się z właściwym krajowym zewnętrznym kanałem zgłaszania nieprawidłowości w swoim kraju. Obowiązek ten stoi na art. 10 dyrektywy (UE) 2019/1937 w sprawie zabezpieczenia osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.